58 A. Johanning: Die Organisation des Betriebes.
Falls die Preise für die zu beschaffenden Materialien nicht un-
zweifelhaft feststehen oder irgendwelche zwingende Gründe für den
Bezug von der einen oder anderen Firma nicht bestehen, sollte un-
bedingt an dem Prinzip festgehalten werden, vor Bestellung von
Materialien immer erst mindestens zwei Offerten von Lieferanten ein-
zuholen.
Das Einholen von Offerten für benötigte Materialien sollte eben-
falls systematisch eingerichtet, d. h. unter Verwendung eines für diesen
speziellen Zweck angefertigten Formulars, etwa gemäß Formular 10,
angeordnet werden.
Während etwaiger Offerteinholung wird der Material -Bedarfschein
bis zum Eingang der Offerten und bis zur erfolgten Entscheidung,
wo und wie das benótigte Material bestellt werden soll, am besten
von dem betreffenden Beamten im kaufmännischen Bureau zurück-
gehalten.
Ist die Bestellung erfolgt, so wird die Firma, welche mit der
Ausführung des Auftrages betraut worden ist, und sofern dieselbe
mit der vom Betriebschef resp. Magazinchef für die Lieferung ur-
sprünglich ın Vorschlag gebrachten Firma nicht übereinstimmt, in den
Material-Bedarfschein eingetragen und dieser alsdann dem Magazinchef
zurückgeschickt zur weiteren Behandlung, wie solche unter , Material-
verwaltung“ später noch eingehend erörtert werden wird.
Bestellungen von Materialien an die Lieferanten sollten nur
schriftlich erfolgen, da sich aus mündlichen Bestellungen erfahrungs-
gemäß meist Differenzen ergeben. Um in das Bestellungswesen Ordnung
und System zu bringen, ist es zweckmäßig, auch hier ein Formular zu
verwenden und dabei schon Vorkehrungen zu treffen, daß bei dem-
nächstiger Verrechnung der gelieferten Materialien seitens der Lieferanten
in ihrer Faktura diejenigen Angaben gemacht werden, die zur Kontrolle
eingehender Rechnungen erforderlich sind, d. h. unter Angabe der
Bestell- und Kommissionsnummern.
Zu diesem Zwecke empfiehlt sich, für Bestellungen einen Bestell-
schein mit angebogenem Rechnungsformular, gemäß Formular 11, zu
verwenden, wobei seitens des die Bestellung ausschreibenden Beamten
in das angebogene, vom Lieferanten für die Verrechnung der Lieferung
zu verwendende Rechnungsformular gleichzeitig mit Erteilung der
Bestellung diejenigen Angaben eingetragen werden, so vor allem
Kommissions- und Bestellnummern, die zur Kontrolle der von den
Lieferanten eingehenden Fakturen unablássig nótig sind. Auf diese
Weise wird die Kontrolle der eingehenden Fakturen ganz wesentlich
erleichtert und sonst hierfür notwendiges und zeitraubendes Herum-
fragen in den verschiedenen Abteilungen und das Abhalten des Per-
sonals von den laufenden Arbeiten vermieden.
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