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Es steht dem Verwaltungs-Chef, den Abtheil.- Dirigenten u. Dezernenten zu, die Vermerke 
„sogleich“ oder „sofort* in einen der unter a, b, e erwähnten Vermerke abzuändern. Erfolgt 
die Abänderung nicht, so sind die betr. Sachen wie die mit „heute* bezeichneten zu behandeln. 
Die Registratur, bezw. die Kanzlei haben ‘die mit Beschleunigungs - Vermerken versehenen 
Sachen besonders im Auge zu behalten und erforderlichen Falls die Abtheilungs-Dirigenten und 
Dezernenten auf die betr. Vorlagen aufmerksam zu machen. Die Beschleunigungs- Vermerke 
sind thunlichst mit farbigem Stift zu machen oder mit solehem zu unterstreichen. 
Wenn die Fristen nicht eingehalten werden, so ist dem Verwaltungs-Chef, bezw. dem Ab- 
theilungs-Dirigenten darüber jedes Mal von der Registratur, bezw. der Kanzlei eine kurze Vorlage 
nach vorgeschriebenem Schema mit der Bezeichnung „heute* zu machen. 
Zahlungen an Unternehmer u. s. w. sind stets als schleunige Sachen zu behandeln. 
Alle mit Beschleunigungs-Vermerk versehenen Sachen sind in rotker Mappe zur Vorlage 
zu bringen. Depeschen sind in besonderen Mappen vorzulegen. Zur Weiterbeförderung der 
schleunigen Sachen sind die Boten jedes Mal besonders zu verwenden. 
5. Sammel-Berichte. Am Schlusse des Entwurfs einer Verfügung, durch welehe mehrere 
untergeordnete Dienststellen zur Erstattung von Berichten oder Anzeigen aufgefordert werden, 
wird jedes Mal vermerkt: 
„Registratur! Berichte sind zu sammeln.* „Registratur! Berichte sind einzeln vorzulegen.“ 
Fehlt diese Anordnung, so hat die Registratur das betr. Entwurf-Schreiben nach Abgang der 
Reinschriften behuf Bestimmung über Behandlung der eingehend. Berichte nochm. vorzulegen. 
Die zu sammelnden Berichte sind nicht einzeln in das Journal einzutragen, sondern nur 
dadurch zu kontrolliren, dass in einem Verzeichniss der betr. Dienststellen diejenigen, von denen 
Bericht eingegangen ist, angestrichen, die nicht in Betracht kommenden durchstriehen werden. 
Nach Ablauf des Termins ist das Verzeichniss zu Journalisiren und dann mit allen einge- 
gangenen Berichten unter einer Nummer mit Hinzufügung der Exzitatorien an die rückständigen 
Dienststellen zur Vorlare zu bringen. Ein gleiches Verfahren ist auch bei periodischen Ein 
gaben, deren besondere Vorlage nicht erforderlich ist, zu beobachten. 
6. Führung des Journals (Schema I). Die Nummern des Journals laufen von Anfang bis 
zu Ende jeden Jahres. Maassgebend für das Datum ist der Präsentations-Vermerk. Eine etwa 
in Bezug genommene frühere Journal-Nr, ist in Spalte 2 und die Nr., welche der Einsender als 
sein Journal-Zeichen anführt, in Spalte 5 einzutragen. 
Schema I.: Korrespondenz - Journal. 
  
    
    
  
  
  
   
  
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Die Nummer, unter welcher das Schriftstück in das Journal eingetragen ist, wird auf das- 
selbe in roth wenn Theil-Registraturen eingerichtet sind unter Hinzufügung des Registratur 
Zeichens, z. B.: I A. 3715) unter das Präsentatum gesetzt. 
Enthält das Schriftstück Anlagen, so sind diese am oberen Rande der 1. Seite in Blei mit 
der Nummer des betr. Stückes zu versehen. Zeichnungen sind als solche durch ein der betr. 
Ziffer beigesetztes „Z“ hervor zu heben und ist die Verpackungs-Art (Mappe, Rolle) beizumerken. 
Im übrigen erhalten sie wie die anderen Anlacen die Nr. des zugehörigen Schriftstücks. Ausser- 
dem erhalten die Mappen oder Rollen Etiketts, auf welchen die Journ.-Nr. und die Zahl der 
einliegenden Bläter zu notiren ist. 
   
Es ist hierbei gleichzeitig zu prüfen, ob die angezogenen Anlagen vollständig vorhanden 
sind. Falls eine derselben fehlt und durch Rückfragen nichts über sie zn ermitteln ist, 
so ist das Fehlen der Anlage auf dem Stück in Blei zu vermerken, die wirklich vorhandene 
Anzahl aber in roth unter die Journal-Nr. zu setzen. Anlagen von solcher Beschaffenheit, dass 
sie leicht aus dem Stück heraus fallen können. sind zu befestizen. 
Nach Eintragung der neuen Sachen werden alle in Bezug genommenen fremden Schreiben 
nach den diesseitigen Journal-No. ermittelt und die aufgefundene No. wird auf dem 
Schriftstück in Blei vermerkt. Bei allen diesen so ermittelten, sowie bei d n von vorn herein 
in Bezug genommenen diesseitigen Nummern ist im Journal die neue No. des Stücks 
in der Spalte „Anmerk.“ zu notiren. Ausserdem wird noch bei jeder der auf dem Schriftstück 
angezogenen Nummern vermerkt, wo sich dieselben dem Journal nach befinden. 
Es darf keine Sache von einem Beamten an einen anderen oder an die Kanzlei direkt 
gegeben oder geschickt werden sondern es gelangt dieselbe stets erst wieder zum Journal, in 
welchem der Name des bisherigen Inhabers gelöscht, u. die Dienststelle, welche die Sache 
demnächst erhalten soll, mit Angabe d. Zustellungs-Datums notirt wird, wonach sie dieser 
Dienststelle durch die Registratur zugeht. Machen jedoch besond. Umstände die direkte Abgabe 
einer Sache unvermeidlich, so muss der Journalist hiervon sofort in Kenntniss gesetzt werden. 
Wenn eine Sache mit dem Visum des Verwaltungs - Chefs versehen und in der Registratur 
Journalisirt ist darf dieselbe nicht ohne weiteres zu den Akten einer Büreau-Abtheilung genommen 
werden, sofern sie ihrem Inhalt nach dorthin gehört. Hierzu ist jedes Mal Verfügung d. 
Verwaltungs - Chefs erforderlich, welche auf das Schriftstück zu setzen ist, in der Form: 
l. die Nr. ist im Journal zu löschen! 2. Br. m. an das... Büreau abzugeben! 
Vor der Abgabe ist die Nummer auf dem Schriftstück zum Zeichen, dass dieselbe im Journal 
zu durchstreichen, sowie im Journal ein Abgabe-Vermerk zu machen. 
  
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