8 Bauführung. 
Alle Nummern, welche einem Schriftstücke als dazu gehörig beiliegen, müssen im Journal 
der Nummer des Schriftstücks beinotirt werden. Die Expedienten haben links oben am 
Kopfe des Schriftstücks diejenigen Nummern zu verzeichnen, welche zu demselben gehören, 
oder dadurch Erledigung finden. 
In gleicher Weise ist auf den zugeh. Stücken d. erledigende Nr. d. Schlussstücks zu notiren. 
Die dergestalt in einer Vorlage verbundenen Schriftstücke sind von dem Expedienten thun- 
lichst zu heften, damit dieselben auch bei den Akten bei dem erledigenden Stück bleiben. Sind 
Entwurfs-Schreiben (Konzepte) mit der Bemerkung versehen: „reprod. nach Abgang“ oder „nach 
Abg. wieder vorzulegen“, so ist nach Fertigung der Reinschrift das Entwurfs-Schreiben mit allen 
Vorgängen dem Dezernenten durch die Registratur wieder vorzulegen. 
‘. Der Reproduktions-Kalender dient zur Kontrolle des pünktlichen Eingangs aller auf die 
erlassenen Verfügungen und Schreiben zu erwartenden Berichte und Antwort-Schreiben. Es 
Schema IH.: Reproduktions - Kalender. 
  
    
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sind daher alle in der Registratur eingehenden Konzepte von dem Journalisten an den, den 
Reproduktions-Kalender führenden Beamten abzugeben, welcher die angegebenen Termine 
zu welchen die Antwort zu erwarten, bezw. anzuregen oder einzufordern ist, in den Repro- 
duktions-Kalender einträgt, auch dass dies geschehen, auf dem betr. Schriftstück durch Angabe 
der notirten Frist (z. B. 3/5. 83.) in Tinte vermerkt. Fehlt auf einem Schriftstück der Termins- 
Vermerk, obwohl der Inhalt es erforderlich macht, die Angelegenheit im Auge zu behalten, so 
ist der Termin als auf 14 Tage bestimmt anzunehmen. Erscheint die Notirung einer kürzeren 
Frist geboten, so ist kurzer Hand die Bestimmung einzuholen. Ist die Frist nach Stunden 
berechnet, so ist sie von der Präsentation bei der empfangenden Dienststelle bis zum Abeane 
bei der letzteren zu berechnen. Wird die Frist nach Tagen, Wochen oder Monaten bestimmt, 
so sind für Hin- und Rücksendung 2 Tage zu berechnen. 
Bei der Rückkunft der Frist-Sachen müssen die Termine sowohl im Reproduktions-Kalender 
als auch in den Akten auf dem bezüglichen Schriftstück, unter Angabe der Journal-No., welche 
die eingegangene Sache erhalten hat, sofort gelöscht werden, voraus gesetzt, dass der Termin 
durch den Eingang seine Erledigung gefunden hat. 
8. Termins-Kalender für periodische Termine. In diesem werden nur diejenigen Termine 
notirt, welche sich in ein für alle Mal bestimmten Zeiträumen wiederholen. Zum Beeinn eines 
Jeden neuen Monats sind die in demselben fällig werdenden Termine in den Reproduktions-Kalender 
zu übertragen, in welchem ihre Erledigung kontrollirt wird. 
9. Registratur-Vorlagen und Exzitatorien. Der Reproduktions-Kalender muss von dem 
betr. Beamten an jedem Tage eingesehen werden und es ist der Beamte dafür verantwortlich, dass 
an den nicht erledigten Terminen sofort Vorlagen gemacht, bezw. Exzitatorien ausgefertiet 
werden. Sobals dies geschehen ist, wird der abgelaufene Termin sofort im Reproduktions-Kalender 
und in den Akten auf dem betr. Stücke, unter Angabe der Journal-No., welche die Vorlage er- 
halten hat, gelöscht. Sofern die Reproduktion sich auf die Wiedervorlage eines Aktenstücks 
bezieht, „erfolgt diese als Registratur-Vorlage unter Benutzung eines vorgeschriebenen Sehemas. 
Wenn Antworten oder Berichte zu den vorgemerkten Terminen nicht eingehen sind von der 
Registratur Erxzitatorien-Schemata auszufertigen und zur Vollziehung, mit den Vorgängen, vor 
zulegen. Nach derselben sind die .Exzitatorien mit der mit dem Vermerke des Journalisten 
„nicht eingegangen“ versehenen Akten-Notiz zur Kanzlei zu befördern, welche die sofortige 
Absendung zu besorgen hat. Fehlt jener Vermerk, so hat die Kanzlei das Exzitatorinm noch- 
mals dem Journalisten vorzulegen, behuf Feststellung, ob die Erledigung inzwischen erfolgt ist 
und dieser hat das Ergebniss auf der Akten-Notiz zu vermerken. Die Registratur hat im 
übrigen dafür zu sorgen, dass wenn eine Sache eingeht, wegen welcher ein Exzitatorium 
bis 
bereits in den Geschäftsgang gekommen ist, dieses sofort zurück gezogen wird. 
In der Regel ist jedes Erinnerungs-Schreiben mit ders. No. zu verse en, welche die ursprüngl. 
Verfügung tri Fehlt es im Journal an Raum, so kann ausnahmw. das Erinnerungs-Schreiben 
eine neue No. erhalten. Registratur-Vorlagen sind wie neue Sachen in das Journal einzutrasen. 
10. Einverleibung der Vorlagen in die Akten. Erledigte Sachen werden von den Reeistratur 
Vorstehern bezüglich ihrer vollständigen Erledigung, der richtigen Akten-Bezeichnung und der 
richtig vorhandenen Anlagen einer Schluss-Revision unterzoreen, um demnächst in das betr. 
\ktenstück eingeheftet zu werden. Aus Schriftstücken, welche verschiedenartige Gegenstände 
behandeln, müssen Auszüge gefertigt und diese zu den betr. Akten gebracht oder neue Akten 
damit angelegt werden. Sind verschiedene Gegenstände in einem Schriftstück so verwoben, 
dass ein Auszug nicht genügen würde, so muss eine vollständige Abschrift gefertigt werden. 
Die Anfertigung dieser Auszüge hat die Kanzlei zu besorgen und ist am Kopfe derselben zu 
vermerken, bei welchen Akten sich das Original befindet, sowie auf diesem selbst anzugeben, 
zu welchen Akten ein Auszug oder eine Abschrift gebracht wurde. 
11. Anlage der Akten. Die Akten zerfallen in General-Akten und Spezial-Akten. Die 
General-Akten umfassen Gesetze, Verordnungen, Anweisungen und Verfügungen, welche von 
  
  
   
allgemeiner Bedeutung sind. Sie müssen für die einzelnen Dienstzweige und Geschäftskreise 
getrennt angelegt werden, sind mit Aktendeckeln besonderer Farbe und der Aufschrift „Aeta 
generalia“ zu versehen. Spezial-Akten enthalten nur Schriftstücke für die einzelnen Fälle 
des entsprechenden Dienstzweiges od. Geschäftskreises. Besondere Aktenstücke sind z. B. anzulegen: 
a. für jeden Bau nach Ertheilung der Genehmigung; b. für jeden Vertrag grösseren Um- 
  
  
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