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fangs. (In dies Aktenstück sind alle Kassen - Verfügungen über Kautionen, Abschlags-Zahlungen,
Schlussreehnungen u. Ss. w., sowie der auf Abwickelung des Vertrags bezügi. Schriftwechsel zu
bringen] ce. für jeden Beamten, der von d. Verwaltung ressortirt u. dessen Personalien bei derselben
bearbeitet werden. Spezial-Akten sind durch die Aufschrift „Aeta specialia“ zu kennzeichnen.
Jedes Aktenstück ist mit einer den Inhalt bezeichnenden Aufschrift zu versehen. Es muss
ein für sich geschlossenes Ganzes bilden und die auf den durch die Ueberschrift bezeichneten
Gegenstand bezüglichen Verhandlungen vollständig, aber auch nichts enthalten, was nicht unter
die Ueberschrift des Aktenstücks gehört. Die zu derselben Akte gehörigen Schriftstücke sind
thunlichst nach der Zeitfolge und der natürlichen Folge der Journ.-No. zu heften, dergestalt,
dass zunächst die eingegangene Sache mit ihren Anlagen kommt, demnächst die dazu ge-
hörigen Schreiben, Verfügungen und Berichte folgen.
Die Aktenstücke dürfen nicht zu voluminös werden: es sind bei Jem Anwachsen über ca.
300 Seiten neue Aktenstücke anzulegen, welche als Fortsetzungen bezeichnet werden (z. B.
vol LE: om. Vol T),
Häufig gebrauchte Verträge u. s. w. sind unmittelbar unter dem Aktendeckel einzuheften
und erforderlichen Falls in das neue Volumen zu übernehmen.
Jedes Aktenstück erhält unter der Aufschrift die Angabe der Zeit von der Anlage bis
zum „Schluss. Bei Akten, welche mit einander in Verbindung stehen, wird durch Notirung
der Aktenzeichen gegenseitig hierauf hingewiesen (z. B. cfr. Acta IL. 1. A, 7).
An dem Bestande der Aktenstücke darf ohne besondere Verfügung keine Aenderung vor-
genommen werden. Werden auf Grund einer solchen einer Akte Schriftstücke entnommen, so
ist über den Verbleib ein Vermerk an betr. Stelle einzuheften, an dessen Stelle das Schrift-
stück sofort wieder bei Rückkunft einzuheften ist. Die einzelnen Blätter jedes Aktenstücks
werden mit fortlaufenden in Rothstift geschriebenen Nummern versehen.
In das Nummer-Verzeichniss (rotulus) am Eingange des Aktenstücks werden die Journ.-No.
der neuen Sachen gleich nach der Journalisirung (vergl. ad 3) eingetragen, und nach dem
Einheften der erledieten Sache so Aurchstrichen, dass die Zahl lesbar bleibt. Neben der
durchstrichenen Nummer ist die betr, Seiten-Nummer des eingehefteten Stücks zu vermerken.
Lässt sich die Eintragung der neuen Sache in den rotulus wegen Verausgabung des betr.
Aktenstücks nicht sofort bewirken, so sind Nr. und Aktenzeichen in einer Kladde vorläufig zu
vermerken u. nach Rückkehr des Aktenstücks einzutragen, in der Kladde hiernach zu streichen.
In der Spalte „Bemerkungen* des »otulus sind wichtige Schriftstücke, wie Verträge und
Dokumente bei der betr. No. zu vermerken.
Schema III: Akten - Repertorium.
Sektion Eicre abthellung- „. „Ss Titel ..
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Bemer
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Aus dem nach Schema III zu fertigenden A kten-Repertorium muss stets ersichtlich
sein, wie viel und welche Aktenstücke sich in der Registratur befinden.
12. Aufbewahrung der Akten. Die Akten werden in den Fächern der Repositorien nach
Anleitung des Repertoriums unter gebracht. Die einzelnen Fächer sind an der oberen Kante
mit Etiketts zu versehen, auf welchen die in den Fächern lierenden Akten vermerkt sind. Das
neueste Volumen ist immer nach oben zu legen. Geheime Akten und Personal-Akten sind von
dem Registratur-Vorsteher unter Verschluss zu halten. Die für die laufenden Geschäfte ent-
behrlichen Akten sind aus der kurrenten Registratur zu entfernen (zu reponiren) und in der
„reponirten Registratur* unter zu bringen. Sie sind daselbst ordnungsmässie aufzubewahren
und in einem besonderen Repertorium der reponirten Akten zu verzeichnen.
13. Verausgabung der Akten. Zur Kontrolle der Akten-Bewegung ist das Akten-Ausgabe-
Journalzu führen. Aus der Registratur entnommene Akten sind nach dem Gebrauch sofort zurück
zu geben. Direkter Austausch der Akten unter den einzelnen Beamten ist nur in dringenden
Fällen zulässig u. unter Beifürung einer Quittung zu derjen. Sache, der das Aktenstück ent-
nommen wurde, damit auf Grund derselb. die Registratur das Ausgabe-Journal berichtigen kann.
Schema IV.: Akten - Ausgabe - Journal.
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Ohne Wissen der Registratur dürfen Akten von dem Beamten nicht von ihrem Aufbewah-
rungs-Orte entnommen werden. Geschieht dies in dringlichen Fällen dennoch, so ist eine Quittung
über die Entnahme zurück zu lassen.
14. Rest-Extrakte. Zur Kontrolle des Geschäftsganges durch den Verwaltungs-Chef legt
die Registratur diesem zu bestimmten period. Terminen Rest-Extrakte über die noch nicht er-
ledigten Sachen vor. Sie werden nach Unterzeichnung durch den Verwalt.-Chef wie neue Sachen.
Journalisirt und br. m. den betr. Beamten zugestellt. Ist nach Ablauf der gestellten Frist ein
Rest-Extrakt noch nicht erledigt, so ist eine 2. Vorlage Seitens der Registratur zu machen.
15. Behandlung der Zeichnungen. Sofern nieht anders bestimmt wird, haben die Zeich-
nungen die Bewegung der zugehörigen Schriftstücke stets mit zu machen, was übrigens im
Journal zu vermerken ist, so dass aus demselben der Verbleib der Zeiehnungen stets er-
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